Audit et Contrôle - Europe Martinique

Contrôles et audits portant sur les opérations cofinancées par le FEDER, le FSE et le FEAMP

Les contrôles portant sur les opérations cofinancées par les fonds européens et sur les systèmes/procédures de gestion et de contrôle ont pour objectif principal de détecter, prévenir et corriger des irrégularités (individuelles ou systémiques) ou défaillances constatées lors des vérifications sur pièces et sur place le cas échéant.

Ces contrôles sont mis en œuvre par différentes autorités administratives au niveau régional, national, européen, c’est-à-dire :

L’autorité de gestion, ou l’organisme intermédiaire le cas échéant,
L’autorité de certification,
L’autorité d’audit nationale,
Les corps de contrôle européens.

Les contrôles relevant de l’autorité de gestion

Les contrôles relevant de la responsabilité de l’autorité de gestion sont les suivants :

Contrôle de service fait,
Contrôle interne.

Contrôle de service fait

Le contrôle de service fait relève de la responsabilité de l’autorité de gestion, ou de l’organisme intermédiaire le cas échéant. Il s’agit d’un contrôle effectué par le service en charge du contrôle pour chaque demande de paiement (acompte, solde) présentée par le bénéficiaire.

Ce contrôle de service fait a pour objectif principal de garantir la fiabilité et l’éligibilité des dépenses déclarées à la Commission européenne. Il permet également de déterminer le montant à verser au bénéficiaire. Il s’agit d’un contrôle sur pièces et sur place (chez le bénéficiaire) le cas échéant, qui vise à s’assurer du caractère réel et éligible des dépenses présentées par le bénéficiaire, de l’existence de pièces justificatives probantes des dépenses, des modalités de calcul de l’aide européenne, de la réalisation physique de l’opération, du respect des règles sectorielles applicables et des règles de publicité et d’information.

Le contrôle de service fait donne lieu à un rapport signé et daté par la personne compétente au sein de l’autorité de gestion, ou de l’organisme intermédiaire le cas échéant.

Ce rapport de contrôle de service fait se prononce notamment sur l’éligibilité des dépenses présentées par le bénéficiaire, indique les dépenses écartées et le motif de leur rejet et conclut sur un montant de dépenses éligibles et justifiées et un montant de l’aide européenne dû au regard notamment des ressources définitivement perçues sur l’opération. Il fait l’objet d’une phase contradictoire en cas de rejet de dépenses.

Contrôle interne

L’autorité de gestion, l’organisme intermédiaire le cas échéant, et de l’autorité de certification ont la responsabilité de mettre en place un dispositif de contrôle interne conformément à l’article 59 (point 4, a) du règlement financier. Ce dispositif de contrôle interne, qui s’inscrit dans le cadre du programme, doit être efficace, proportionné et transparent.

L’environnement du contrôle interne constitue un des critères de désignation de l’autorité de gestion et de certification conformément à l’annexe XIII du règlement cadre sur les FESI.

Les objectifs du contrôle interne sont :

D’identifier, d’évaluer et de maitriser les risques liés à la gestion des fonds européens,
De fournir une assurance raisonnable que le dispositif de gestion et de contrôle fonctionne efficacement et est transparent.

Le contrôle interne s’appuie également sur l’exercice de gestion et pilotage des risques qui incombe aux autorités de gestion. Cet exercice doit être réalisé en tout début de programmation puis régulièrement actualisé.

Pour s’assurer que ces dispositions sont respectées, l’autorité de gestion met en place une organisation permettant de procéder à des vérifications au niveau :

Du programme et
Des opérations, sur la base d’un échantillonnage représentatif

Les contrôles relevant de l’autorité de certification

Les contrôles relevant de l’autorité de certification sont les suivants :

Contrôle des données comptables,
Contrôle de certification des dépenses.

Ces contrôles visent à vérifier les données comptables des opérations et à évaluer la fiabilité des dépenses déclarées à la Commission européenne.

Ces contrôles de certification participent aux vérifications nécessaires à opérer par l’autorité de certification en vue :

D’établir les comptes annuels conformément à l’article 137 du règlement cadre et à l’article 59 (point 5, a) du règlement financier.
D’établir les appels de fonds européens.

Dans le cadre de ces contrôles, les relations et les engagements réciproques entre l’autorité de gestion et l’autorité de certification sont fixés par convention sur la base d’un modèle déterminé au niveau national.

Les contrôles et audits relevant de l’autorité d’audit

Les contrôles et audits relevant de l’autorité d’audit (CICC) sont les suivants :

Contrôle d’opérations,
Audit de système de gestion et de contrôle,
Audit des comptes annuels.

Contrôle d’opérations

Le contrôle d’opération est un contrôle sur pièces et/ou sur place (chez le(s) service(s) en charge de l’instruction et du contrôle, et le bénéficiaire) effectué par un contrôleur d’opération situé au sein de l’autorité de gestion (sauf exceptions) et rattaché fonctionnellement à l’autorité d’audit.

Conformément à l’article 27 du règlement délégué n° 480/2014 ce contrôle vise à s’assurer que :

L’opération a été sélectionnée conformément aux critères de sélection du programme opérationnel ou de l’appel à projets le cas échéant ;
L’opération n’a pas été matériellement achevée ni pleinement mise en œuvre avant que le bénéficiaire ne présente la demande d’aide au service en charge de l’instruction ;
L’opération a été mise en œuvre conformément à la décision d’approbation et qu’elle satisfait à toutes les conditions applicables à la date de l’audit en ce qui concerne son éligibilité, son utilisation et les objectifs à atteindre ;
Les dépenses déclarées à la commission correspondent aux documents comptables et aux pièces justificatives exigées par la réglementation nationale et européenne ainsi qu’aux pièces relevant des coûts simplifiés (barème standard de coûts unitaires, montants forfaitaires) et du plan d’action commun et à l’article 14, paragraphe 1, du règlement fse (ue) n° 1304/2013.l’opération est en cours de mise en œuvre ou a été réalisée physiquement ;
La contribution publique a été versée au bénéficiaire conformément au niveau de dépense certifiée selon les termes de la convention et dans le délai requis à compter de la date de présentation de la demande de paiement par le bénéficiaire au service en charge du contrôle conformément à l’article 132 du règlement cadre ;

Chez le(s) service(s) en charge de l’instruction et du contrôle, le contrôleur d’opération doit :

S’assurer de la réalité, régularité, fiabilité de la piste d’audit (dépôt du dossier de demande, instruction, programmation, conventionnement, réalisation, CSF, paiement, archivage),
Vérifier que l’opération a été sélectionnée conformément aux critères de sélection du programme (respect des conditions d’éligibilité),
S’assurer de la complétude et de la correcte saisie des informations obligatoires dans le système d’information,
Vérifier que l’opération a été mise en œuvre conformément à la décision d’approbation et qu’elle satisfait à toutes les conditions applicables à la date de l’audit en ce qui concerne sa fonctionnalité, son utilisation et les objectifs à atteindre.

Chez le bénéficiaire, le contrôleur d’opération doit :

S’assurer que l’opération n’a pas été matériellement achevée ni pleinement mise en œuvre avant que le bénéficiaire ne présente la demande d’aide au service en charge de l’instruction ;
S’assurer que le bénéficiaire utilise soit un système de comptabilité distinct, soit un code comptable adéquat pour toutes les transactions liées à l’opération ;
Vérifier l’absence de double financement européen ;
Vérifier le respect de la règlementation européenne (ex : marchés publics, régime d’aide d’etat le cas échéant, etc.) Et nationale et des priorités horizontales (ex : égalité hommes-femmes, non-discrimination, développement durable) ;
S’assurer que les dépenses déclarées à la commission correspondent aux documents comptables et aux pièces justificatives exigées par la réglementation nationale et européenne et aux pièces relevant des coûts simplifiés (barème standard de coûts unitaires, montants forfaitaires) et du plan d’action conjoint et à l’article 14, paragraphe 1, du règlement fse (ue) n° 1304/2013;
La contribution publique a été versée au bénéficiaire conformément au niveau de dépense certifiée selon les termes de la convention et dans le délai requis à compter de la date de présentation de la demande de paiement par le bénéficiaire au service en charge du contrôle conformément à l’article 132 du règlement cadre ;
S’assurer de la conservation et de l’archivage des pièces justificatives et constitutives du dossier.

L’autorité d’audit fait en sorte que les contrôles sont réalisés sur un échantillon approprié d’opérations sur la base des dépenses déclarées. Les dépenses déclarées doivent être vérifiées sur la base d’un échantillon représentatif et en règle générale sur les méthodes d’échantillonnage statistiques. Par dérogation dans les conditions fixées par le règlement cadre, une méthode d’échantillonnage non statistique peut être utilisée. Dans ce cas, elle doit couvrir un minimum de 5% des opérations pour lesquelles les dépenses ont été déclarées à la Commission au cours d’un exercice comptable et 10% de la dépense qui a été déclarée à la Commission au cours d’un exercice comptable.

Ce contrôle d’opération donne lieu à une phase contradictoire et à un rapport signé et daté par le contrôleur :

Un rapport provisoire de contrôle, avant phase contradictoire,
Un rapport définitif après phase contradictoire.

Concernant les contrôles d’opération, les relations et les engagements réciproques entre l’autorité de gestion et l’autorité d’audit sont fixées par convention sur la base d’un modèle déterminé au niveau national.

Il est rappelé que si le traitement des irrégularités décelées dans l’échantillon aboutit à un taux d’irrégularités dans la dépense déclarée égal ou supérieur à 2% de celle-ci, l’autorité d’audit sera conduite à émettre un avis avec réserve s’agissant de la légalité et de la régularité de cette dépense.

La réalisation des contrôles de service fait, contrôles de certification et les contrôles d’opération peut être externalisée à d’autres organismes publics ou privés dans le respect des règles européennes et nationales de la commande publique, et sous la responsabilité de l’autorité concernée.

Audits de système

L’audit de système mené par l’autorité d’audit (CICC) a pour objectif principal de s’assurer du bon fonctionnement du système de gestion et de contrôle du programme européen. Il s’agit d’un audit sur pièces et sur place visant à déterminer si les procédures de gestion et de contrôle sont conformes au descriptif du système de gestion et de contrôle, à la piste d’audit et à la règlementation européenne et nationale.

Cet audit donne lieu à une phase contradictoire et à un rapport signé et daté par l’autorité d’audit nationale :

Un rapport provisoire d’audit, avant phase contradictoire,
Un rapport définitif d’audit après phase contradictoire.

Deux plaquettes d’informations à l’attention des bénéficiaires

Ces plaquettes d’informations éditées par la Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles (CICC) sur les Fonds européens vise à informer les bénéficiaires sur les objectifs des audits, les types d’audits et contrôles ainsi que leur déroulé :

Audits sur les comptes annuels

Conformément à l’article 59-5 du règlement financier, l’autorité d’audit réalise un audit sur les comptes annuels afin de fournir une assurance raisonnable quant à l’intégralité, l’exactitude et la véracité des montants déclarés dans ces comptes. Cet audit est effectué pour chaque exercice comptable. Les audits sur les comptes annuels s’appuient notamment sur les résultats des audits de système et des contrôles d’opérations. L’autorité d’audit s’assure plus particulièrement de la fiabilité du système comptable de l’autorité gestion et de certification et vérifie, par échantillonnage, l’exactitude des dépenses des montants retirés et des montants recouvrés enregistrés dans le système comptable de l’autorité de certification.

Les audits relevant des corps de contrôles européens

L’audit mené par des corps de contrôle européen (ex : Commission européenne, Cour des comptes européenne) sur des programmes vise à s’assurer du bon fonctionnement du système de gestion et de contrôle.

Cet audit donne lieu à une phase contradictoire et à un rapport signé et daté par l’auditeur :

Un rapport provisoire d’audit, avant phase contradictoire,
Un rapport définitif d’audit après phase contradictoire.

Les opérations pour lesquelles le total des dépenses éligibles n’excèdent pas 200 000 € pour le FEDER, 150 000 € pour le FSE et 100 000 € pour le FEAMP ne font pas l’objet de plus d’un audit par l’autorité d’audit ou la Commission avant la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses finales de l’opération. Les autres opérations ne font pas l’objet de plus d’un audit par exercice comptable par l’autorité d’audit ou la Commission avant la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses finales de l’opération en application de l’article 148 du règlement cadre.

Dispositions spécifiques au FEADER

L’Autorité de gestion élabore le PDR de sa région conformément à l’article 8 du règlement (UE) n° 1305/2013, à l’exception de la désignation des autorités visées à l’article 65.2 du règlement (UE) n° 1305/2013.

L’autorité de gestion est responsable, conformément à l’article 66 du règlement (UE) n° 1305/2013 de la gestion et de la mise en œuvre efficace, effective et correcte du programme, et elle est chargée en particulier :

De veiller à ce qu’il existe un système d’enregistrement électronique sécurisé permettant de conserver, de gérer et de fournir les informations statistiques sur le programme et sa mise en œuvre qui sont nécessaires aux fins de la surveillance et de l’évaluation, et notamment les informations requises pour surveiller les progrès accomplis au regard des objectifs et priorités définis ;
De fournir à la commission, pour le 31 janvier et le 31 octobre de chaque année du programme, les données d’un indicateur pertinent sur les opérations sélectionnées pour le financement, et notamment les informations sur les indicateurs financiers de réalisation ;
De veiller à ce que les bénéficiaires et les autres organismes participant à la mise en œuvre des opérations :
- Soient informés de leurs obligations résultant de l’octroi de l’aide et utilisent soit un système de comptabilité séparé, soit une codification comptable adéquate pour toutes les transactions relatives à l’opération ;
- Connaissent les exigences concernant la transmission des données à l’autorité de gestion et l’enregistrement des résultats ;
De veiller à ce que le plan d’évaluation visé à l’article 56 du règlement (UE) n° 1303/2013 ait été arrêté et que le programme d’évaluation ex post visé à l’article 57 du règlement n° 1303/2013 soit exécuté dans les délais prévus au dit règlement, de s’assurer que ces évaluations sont conformes au système de suivi et d’évaluation et de les soumettre au Comité de suivi et à la Commission ;
De fournir au Comité de suivi les informations et documents nécessaires au suivi de la mise en œuvre du programme à la lumière de ses objectifs spécifiques et priorités ;
D’établir et, après approbation par le Comité de suivi, de présenter à la Commission européenne le rapport annuel d’exécution accompagné des tableaux de suivi agrégés ;
De garantir que l’organisme payeur reçoive toutes les informations nécessaires, notamment sur les procédures appliquées et les contrôles réalisés en rapport avec les opérations sélectionnées pour le financement, avant que les paiements ne soient autorisés ;
D’assurer la publicité du programme, notamment par le réseau rural national, en informant les bénéficiaires potentiels, les organisations professionnelles, les partenaires économiques et sociaux, les organismes chargés de la promotion, de l’égalité entre homme et femme et les ONG concernées, y compris les organisations environnementales, des possibilités offertes par le programme et des modalités d’accès à ses financements, ainsi que d’informer les bénéficiaires de la participation de l’Union européenne et le grand public sur le rôle joué par l’Union dans le programme.

Les organismes intermédiaires

La notion d’organismes intermédiaires est définie dans l’article 66 §2 du règlement (UE) n° 1305/2013. L’État membre ou l’autorité de gestion peut désigner un ou plusieurs organismes intermédiaires, y compris des autorités locales, des organismes de développement régional ou des organisations non gouvernementales, pour assurer la gestion et la mise en œuvre des opérations de développement rural. Lorsqu’une partie de ses tâches est déléguée à un autre organisme, l’autorité de gestion conserve l’entière responsabilité de leur gestion et de leur mise en œuvre.

Les organismes payeurs

Les organismes payeurs sont des services ou des entités des États membres chargés de gérer et de contrôler les dépenses visées à l’article 4, paragraphe 1, et à l’article 5 du règlement (UE) n° 1306/2013. L’organisme payeur est agréé au sens de l’article 7 du règlement (UE) n° 1306/2013.

L’Agence de services et de paiement (ASP) est agréée comme organisme payeur pour les paiements et les recettes relatifs aux dépenses des programmes au titre du FEADER.

Les principales fonctions de l’organisme payeur concernent :

L’ordonnancement et le contrôle des paiements, qui ont pour finalité d’établir, au travers des contrôles administratifs et des contrôles sur place, si les montants à payer aux bénéficiaires sont bien conformes à la réglementation ;
L’exécution des paiements des montants autorisés, ou, dans le cas du développement rural, la part du cofinancement de l’union, aux bénéficiaires (ou à leurs cessionnaires) ;
L’enregistrement comptable des paiements, qui a pour objet d’enregistrer tous les paiements dans des comptes distincts de l’organisme payeur (un pour les dépenses du feader), et d’élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses et notamment les déclarations trimestrielles et annuelles transmises à la commission.

L’organisme de coordination

Lorsque plus d’un organisme payeur est agréé, l’État membre désigne un organisme public (ci-après dénommé « l’organisme de coordination »), en charge des missions suivantes :

Collecter les informations à mettre à la disposition de la Commission et lui transmettre ces informations ;
Prendre ou coordonner, selon le cas, des mesures en vue de résoudre les insuffisances communes et tenir la Commission informée du suivi ;
Encourager et, dans la mesure du possible, assurer une application harmonisée des règles de l’Union.

Les missions des services en charge de l’instruction et du contrôle

Les services en charge de l’instruction et du contrôle agissent pour le compte et sous la responsabilité de l’autorité de gestion. Le service instructeur est notamment chargé :

De la réception et de l’instruction des demandes d’aide et des demandes de paiement,
De la préparation des actes attributifs de l‘aide,
Du contrôle de service fait et le cas échéant des visites sur place,
De la mise en œuvre des suites des contrôles,
De la saisie des informations dans le logiciel de gestion informatisée.

En application de l’alinéa 3 de l’article 78 de la loi n° 58-2014, un décret en Conseil d’Etat précise les conditions dans lesquelles les services déconcentrés de l’Etat pourront se voir déléguer tout ou partie de ces tâches. Le périmètre de ces différentes tâches sera précisé dans la convention AG/OP/MAAF.